Cuando visitas a un médico esperas que te dé un diagnóstico preciso sobre lo que estés padeciendo, además de los medicamentos exactos para curar el mal. Eso mismo sucede con las auditorías internas, deben ser precisas, dar un diagnóstico acertado y plantear la solución para los hallazgos a tu sistema de gestión de la inocuidad, bien sea que está basado en IFS, ISO 22000, FSSC 22000, etc.
Para cumplir con este cometido cuentas con el plan anual de auditorías como herramienta de mejora continua y cumplimiento regulatorio. Este tipo de auditoría debe llenar las expectativas de la alta dirección respecto a resultados medibles y trazabilidad de acciones.
Objetivos del plan anual de auditorías
Como todo gerente, necesitas saber cuál es el objetivo de cada plan que desarrollas en tu planta, en el caso del plan anual de auditorías es garantizar el cumplimiento de normas y requisitos legales, verificar la eficacia del sistema de gestión de inocuidad, detectar áreas de mejora y oportunidades de optimización y Evaluar desempeño de procesos críticos y cultura de inocuidad, para ello debe cubrir todas las áreas de la empresa, desde la recepción de materias primas hasta el almacenamiento y despacho de producto terminado.
Es necesario indicar que los auditores internos deben conocer muy bien su rol, te dejo el enlace para mi artículo Capacitación para auditorías ISO 19011: clave para garantizar la inocuidad alimentaria en Venezuela para que profundices en el tema. Igualmente te recuerdo acá que cada área debe ser auditada por una persona ajena a dicha área para asegurar así la independencia del auditor que exige la normativa, por tanto, no basta con tener un solo auditor, es necesario contar con un grupo de auditores representativos de las diversas áreas de tu empresa.
Diseño del plan anual de auditorías
Tu plan anual de auditorías internas tiene que seguir un diseño tal que cubra tanto las necesidades de su sistema de gestión, como los requisitos de la norma por la cual se rija o se pretenda regir el mismo, para ello debes:
- Definir del alcance y criterios de auditoría.
- Saber qué procesos, áreas, instalaciones, y proveedores va a cubrir la auditoría.
- Establecer frecuencia y priorización.
- Enfoque debe estar basado en los riesgos conocidos del proceso, por ejemplo, aquellos procesos de alto impacto en la inocuidad, el historial de no conformidades por área, etc.).
- Dar competencia y asignar los auditores.
- Perfil del auditor interno: independencia, formación en normas, habilidades de comunicación.
- Herramientas y documentación.
- Lista de verificación acorde al estándar adecuado, planes de auditoría, matriz de riesgos.
Te recomiendo leer mi artículo Auditorías internas efectivas: 4 claves para lograr certificación y cultura sólida para que tengas una visión más detallada al respecto, igualmente toma en cuanta que un curso teórico práctico como el que ofrezco de Auditores Internos ISO 19011:2018 para SGIA va a dar a tu personal las herramientas y orientación necesarios que un simple curso teórico no les otorga.
Ejecución y seguimiento de auditorías
La ejecución de la auditoria comienza con la planificación operativa y comunicación previa con las áreas. Cada área debe saber en qué momento será auditada, a fin de tener a la persona que atenderá al auditor al momento en que este llegue al sitio.
El auditor o equipo de auditores debe contar con una metodología para recopilar evidencias objetivas; así como la forma de clasificación de hallazgos: no conformidades mayores, menores y observaciones.
Una vez ejecutada la auditoría, el siguiente paso es la elaboración de informes claros y orientados a la acción para que las áreas sepan cuáles son las oportunidades de mejora, esta documentación debe ayudar a la priorización y gestión de acciones correctivas (plazos, responsables, verificación). Te invito a leer el artículo Cómo preparar a tu equipo para auditorías ISO 19011 y garantizar la inocuidad de los alimentos en Venezuela para ampliar el punto.
Métricas y análisis de resultados
Debes desarrollar las métricas para el plan de auditorías, estas no son solamente referidas a los planes de acción de las áreas, sino al cumplimiento del plan, aquí tienes algunos KPIs que te pueden ayudar:
- Indicadores clave de desempeño (KPIs) para seguimiento ejecutivo:
- % de auditorías completadas vs. planificadas.
- Tiempo promedio de cierre de acciones correctivas.
- N° de reincidencias o no conformidades repetitivas.
- Nivel de cumplimiento por proceso o área.
- Índice de madurez del sistema de inocuidad.
Evaluación por la dirección y mejora continua
Ya tienes el plan ejecutado y los resultados te han sido enviados, ahora vamos al paso de cómo integrar resultados de auditorías a la revisión por la dirección. El equipo de gestión de la inocuidad de los alimentos te debe presentar los resultados en la reunión de revisión por la dirección, allí debe indicar las tendencias y áreas sistémicas de mejora.
De la reunión de revisión por la dirección debe surgir el plan de acción para enfrentar todos los hallazgos de auditoría, incluyendo la retroalimentación para ajustar el plan anual siguiente.
Para capacitar a tu equipo sobre la documentación que deben levantar para demostrar en una auditoria que el sistema de gestión está acorde a la norma pueden tomar el curso Documentación y Registros SGIA: controles efectivos.
El veredicto del sistema y su camino a mejorar
Ya hemos visto la importancia de mantener un sistema de auditorías alineado con la cultura de inocuidad y cómo un plan de auditorías internas puede dar mayor robustez a tu sistema de gestión, también hemos hablado del enfoque hacia la eficiencia, transparencia y aprendizaje organizacional que se deriva de las auditorías internas, así como de valor estratégico de los indicadores para la toma de decisiones de la alta dirección veamos ahora qué nos falta.
Te parecerá obvio, pero lo primero de lo que debes asegurarte es de la capacitación del grupo de personas que serán tus auditores internos, ya que ellos desarrollarán y ejecutarán el plan de auditorías. Los resultados te deben ser presentados no solo al finalizar la auditoría, sino como parte de la reunión de revisión por la dirección, finalmente eres responsable por dar a cada área los recursos necesarios para ejecutar el plan de acción derivado de la auditoria.
Puedes solicitar una reunión conmigo para darte la asesoría necesaria, para planificar la capacitación de tu personal o para ejecutar la auditoría interna, no esperes más y súbete al tren de la mejora continua.
